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廠商赴國外參展標(biāo)準(zhǔn)流程(SOP)及應(yīng)注意事項
中華民國對外貿(mào)易發(fā)展協(xié)會

參加國外展覽是行銷計畫的一環(huán)，由于展覽的準(zhǔn)備期很長，在決定參加某一展覽之后，最好成立工作小組或指定專人負(fù)責(zé)規(guī)劃。工作小組除負(fù)責(zé)與主辦單位連絡(luò)外，亦同時負(fù)責(zé)推動部分參展工作、控制進(jìn)度及各單位間之協(xié)調(diào)配合。

展前準(zhǔn)備工作必須配合主辦單位之進(jìn)度，依照展覽舉辦頻率的不同，最早可能在展出前一年多就必須開始，比較晚者，至少亦須于展前半年推動。此份標(biāo)準(zhǔn)流程將重要準(zhǔn)備事項及可能碰到的突發(fā)狀況與因應(yīng)之道分別說明如下：
一、展前準(zhǔn)備
攤位洽訂
 攤位洽訂通常在展前9至10個月就必須向主辦單位報名。有些2、3年一度的展覽，甚至?xí)?年多前就開始報名。有意參展時必須儘早與主辦單位聯(lián)繫，及早報名以爭取較佳位置。
 一般而言，主辦單位會主動寄報名資料給上屆參展廠商，但為了確保可以收到最新參展資訊，建議主動與主辦單位聯(lián)繫并隨時注意展覽官方網(wǎng)站。另外，許多著名的展覽目前在臺均有代理或分公司，以方便我國業(yè)者接洽，建議隨時與代理商或分公司聯(lián)繫，以確保獲知展覽最新消息。
 主辦單位通常會準(zhǔn)備簡單的報名表供參展廠商填寫并申請攤位，其內(nèi)容通常是公司基本資料、攤位租金以及所需的攤位尺寸等，有的主辦單位會要求連同訂金一起寄回。填妥報名表就是參展報名的第一步，與主辦單位的互動也自此開始。
 主辦單位在收到所有報名廠商的申請表后，會進(jìn)行攤位分配，分配完成后，會將結(jié)果通知參展廠商，并請報名廠商確認(rèn)。如對分配到的攤位不滿意可向主辦單位爭取更換，但越熱門的展覽，在主辦單位攤位分配后，越不易更換攤位。
 攤位確認(rèn)后，主辦單位會寄攤位合約書或發(fā)票(INVOICE)要求支付訂金或頭期款。要注意的事，在報名表之背面往往有許多主辦單位規(guī)定之條款，填寫報名表時應(yīng)詳細(xì)閱讀。通常上面會有取消攤位之退款比例與期限，報名廠商需多加注意。
 
參展手冊
 約莫展前3個月左右，主辦單位會寄來「參展手冊」(SERVICE MANUAL 或EXHIBITORS’ MANUAL)。但因目前提倡無紙化作業(yè)，多數(shù)展之「參展手冊」採線上下載，主辦單位已不再寄紙本給參展廠商。這本手冊極為重要，因為手冊內(nèi)詳載展覽所有規(guī)范，也詳列參展廠商與主辦單位雙方權(quán)利義務(wù)，請務(wù)必詳加研讀。
 參展手冊的內(nèi)容大致可分為展覽會基本資料、展出規(guī)定以及各式服務(wù)之申請表格三大部分。參展廠商可依照個別需求來找尋所需要的表格或資料。
 
展品及宣傳品準(zhǔn)備
 參展用之展品及宣傳品務(wù)必要提早準(zhǔn)備，且必須與參展進(jìn)度相配合，請務(wù)必注意裝船日。展品的包裝可以比照一般出口的規(guī)定辦理，唯一不同的是要方便展后再包裝。
 展場常見的宣傳品包括產(chǎn)品型錄、工作人員名片、DM、手提袋、CD等。建議產(chǎn)品型錄及CD最好不要全部任由參觀者自由取閱，應(yīng)分送給自認(rèn)為滿意的客戶。單頁之簡單型錄可以讓參觀買主自行取閱，較詳細(xì)之型錄及CD則贈予深具潛力之買主，必要時可以徵得其同意后，郵寄至其辦公室，以避免被丟棄。

展品運輸
 參展廠商必須注意展品的準(zhǔn)備時間必須與展品運輸船期相配合。亞洲展至少須于展前一個月裝船，歐洲展則至少須在展前45天啟運。寧可讓展品早幾天運到，多付幾天倉租，也不要因為外在因素(例如罷工、颱風(fēng)等意外)，造成展品延誤抵達(dá)。
 如果展品要隨身攜帶，則最好準(zhǔn)備相關(guān)文件(如專利證明、原產(chǎn)地證明等)，以備通關(guān)時可能發(fā)生的各種情況。展品是參加展覽最重要的一環(huán)，任何足以影響展品運送之情況務(wù)必排除，以保證如期展出。
 
攤位裝潢規(guī)劃
 在收到主辦單位確認(rèn)的攤位平面圖后，應(yīng)該即刻進(jìn)行攤位裝潢規(guī)劃。但在規(guī)劃之前，首先要確認(rèn)裝潢預(yù)算的多寡。攤位裝潢預(yù)算是決定裝潢好壞最重要的因素之一。我國業(yè)者前往國外參展，最經(jīng)濟實惠之?dāng)偽粊阎梅绞疆?dāng)屬租用裝潢材料，委請裝潢公司施工。以一般基本裝潢為例，歐洲每平方公尺180-200美元可作組合式陽春裝潢，在美國則以每平方英呎(9平方公尺等于100平方英呎)20-30美元為宜，在日本為每平方公尺約300美元，印度約100美元，大陸、東南亞則在200-250美元左右。如果要木作裝潢，其造價大約是前述的2倍以上。
 裝潢規(guī)劃的第一步就是平面設(shè)計，參展廠商要依據(jù)服務(wù)臺接待區(qū)，產(chǎn)品展示區(qū)、形象區(qū)、交易洽談區(qū)以及儲藏室等功能，進(jìn)行攤位的規(guī)劃。規(guī)劃攤位時應(yīng)就參展的目的進(jìn)行區(qū)域分配。如果參展的目的是在展示產(chǎn)品，則產(chǎn)品展示區(qū)與交易洽談區(qū)的比例要較大，反之如果參展的目的是在形象塑造與宣傳時，形象區(qū)的比例要比較大。目前我國廠商參加國外展覽主要目的多為產(chǎn)品的展示、行銷，因此產(chǎn)品展示區(qū)及交易洽談區(qū)應(yīng)為攤位裝潢重點所在。
 規(guī)劃攤位除了上述原則外，在實務(wù)上應(yīng)注意攤位中是否有樑柱，如果有的話其大小尺寸及所在位置均須查明。有些主辦單位會規(guī)定面臨走道的攤位須空出一段距離始得陳列產(chǎn)品，裝潢亦必須向內(nèi)縮一段距離才可搭建至某一高度。這些規(guī)定務(wù)必在攤位裝潢規(guī)劃前參考參展手冊的相關(guān)規(guī)定事項，以避免觸犯規(guī)定而滋生困擾。
 
旅行事務(wù)
 參展?fàn)可嫔虅?wù)旅行，確定參展之后，找個有經(jīng)驗的旅行社辦理簽證、安排機位及洽訂旅館等事宜，只要掌握時效、告知需求就可以，并無特別之處。只是參展廠商要特別注意，所有行程及住宿的安排最好儘早處理，因為一些國際大展，到了展覽期間旅館價格就會漲價且供不應(yīng)求，如果已確定參展人員，建議最好提早預(yù)定機票及旅館，以便提早保留。
 
買主手冊登錄
 顧名思義，買主手冊是方便參觀買主查閱所有參展廠商資料的手冊，內(nèi)容有所有參展廠商的基本資料跟攤位位置，因此此項資料的登錄非常重要。一般來說，主辦單位有提供參展廠商免費基本資料的登錄，但還是有些主辦單位連最基本的名址登錄也要向參展廠商收費。
 有些買主手冊除了參展廠商基本資料之外，還提供產(chǎn)品檢索、商標(biāo)檢索登錄、廣告刊登以及新產(chǎn)品介紹的服務(wù)，但是均須收費，且價格大多不便宜。填表申請時應(yīng)詳細(xì)研讀，避免填列無意義之文字，徒增費用。

二、展中
展品進(jìn)場與攤位佈置
 參展工作人員抵達(dá)展地之后，必須立即辦理兩件事情：一為確定展品是否抵達(dá)、二為確定攤位裝潢進(jìn)度。工作人員雖然早在出國前就與運輸公司確認(rèn)過，但為保安全，仍須以電話聯(lián)絡(luò)運輸公司，查詢展品是否已抵達(dá)、有否損壞、數(shù)量有無短少。經(jīng)確認(rèn)無誤之后，再與運輸公司確認(rèn)展品運達(dá)攤位的時間，以便安排人員開箱。
 和運輸公司連絡(luò)之后，應(yīng)立即接洽裝潢公司，詢問攤位裝潢進(jìn)度，并告知展品進(jìn)場日期，要求掌握施工進(jìn)度以便配合。最后再前往展場，查看施工情形、了解展場環(huán)境及各項服務(wù)設(shè)施所在，以備不時之需。
 攤位裝潢工作應(yīng)于主辦單位規(guī)定的進(jìn)場時間內(nèi)完成，最好能預(yù)留一天的時間供陳列展品、張貼海報圖片等內(nèi)部佈置之用。攤位佈置的原則是：只要來得及于開展前佈置妥當(dāng)，越晚陳列展品越安全。因為展前搬進(jìn)搬出者眾，展品越早曝光，被竊之機會越大。再者，展前根本沒有買主，前來參觀的人全是競爭對手，所以展前只須短暫的模擬擺設(shè)即可。
 
洽領(lǐng)租用器材
 向主辦單位租用之器材(電話機、傳真機、盆景、電腦、讀卡機等)必須至展場辦公室或服務(wù)臺洽領(lǐng)。這些東西儘可能等到需要使用時再去領(lǐng)，避免增加保管之困擾。
 
三、展后處理
展品處理
 展覽結(jié)束后貨運公司會把空箱運至參展廠商的攤位，廠商可以自行包裝。如果是機械之類的展品，廠商須請工人、堆高機或吊車等重新包裝，需提早與貨運公司聯(lián)繫安排。
 展品在展覽結(jié)束前就要確認(rèn)展后之去向，一般來說只有兩種處理方式，亦即要留置當(dāng)?shù)鼗蚴菑?fù)運出口。如果要進(jìn)口，展品通常就是要出售、贈予、銷毀或拋棄，要請承攬展品運輸?shù)呢涍\公司協(xié)助處理，有什麼規(guī)定、手續(xù)如何辦理、要交多少稅捐，要請貨運公司處理清楚。如果要復(fù)運出口，也請與貨運公司確認(rèn)目的地及收貨人名址。
 因為展覽結(jié)束后就是溷亂的開始，展后出場時所有的人都在往外搬展品，展場警衛(wèi)也無從分辨是否偷竊。因此展品在未點交予運輸公司之前絕對不可離開，點交之時應(yīng)請對方簽收、立據(jù)確認(rèn)，以免口說無憑。
租用器材歸還
 向主辦單位租用之器材如不再使用應(yīng)儘早歸還以免遺失，并取回押金或單據(jù)。所有的租用器材均須于展覽結(jié)束后當(dāng)晚送還，不可過夜，以免遺失。裝潢公司通常也會于展覽結(jié)束當(dāng)晚將所有家具、燈具拆走，以免相關(guān)設(shè)備遺失。
 
四、參展突發(fā)狀況及因應(yīng)之道
展品未到
 展品未到問題多半出在通關(guān)及運輸之延誤。通關(guān)延誤可能是因為海關(guān)對展品的數(shù)量或價格有疑問，要不然就是有違禁品，必須專桉申請進(jìn)口。參展廠商有時為了節(jié)省成本會在展品中夾雜食品以便展覽期間可以享用，雖然大多數(shù)食品均可以正常管道進(jìn)口，但是所須通關(guān)時間較長，為了避免通關(guān)延誤，建議參展廠商不要在參展展品中夾雜食品類物品。為了避免通關(guān)延誤，參展廠商務(wù)必針對展品的數(shù)量及價格誠實申報，也務(wù)必避免夾帶違禁品，以免因小失大。畢竟對大多數(shù)廠商而言，展品的稅額占參展的總經(jīng)費的比例甚少，實在無必要為了少少的稅額而冒著開天窗的風(fēng)險。在運輸方面的延誤，多半是太晚裝運、通關(guān)時間不足、港口工人罷工等原因，事前多可預(yù)防，參展廠商事前務(wù)必多加注意。
 參展廠商出發(fā)前務(wù)必與運輸公司聯(lián)繫確認(rèn)展品狀況，若確知展品已無法準(zhǔn)時到達(dá)，其因應(yīng)之道，是找替代品，設(shè)法就近向當(dāng)?shù)乜蛻艟o急借調(diào)應(yīng)急。如果展品體積小、重量輕，也可以請參展人員隨身攜帶進(jìn)場。
裝潢未完工
 裝潢工程未能按時完工其原因大概是裝潢承包商選擇不當(dāng)或是參展廠商太晚洽詢承包商，致其準(zhǔn)備不及。裝潢工程能不能如期，事前是有徵兆的。當(dāng)展期日益接近，而裝潢工程仍然沒有相對的進(jìn)度時，就應(yīng)採取適當(dāng)之對策。
 首先當(dāng)然是要催請承包商努力趕工，要求承包商徵調(diào)其他攤位的人力前往施工。參展廠商也設(shè)法連絡(luò)其他裝潢公司，以備不時之需。如果裝潢公司實在無力完工，應(yīng)就重要部份要求先行施工，以求對展出影響達(dá)到最小。
被控彷冒
 參展被控彷冒很多時候是貿(mào)易商拿工廠的樣品參展未加注意，直到被告才知道。雖然非刻意彷冒，但不管是什麼理由，被外商指控彷冒是必須面對的事實，一定要處理，不可不加理會。外商之指控大概可分為臨時起意和有備而來兩類。臨時起意者多半是外商來參觀展覽時，發(fā)覺自己的產(chǎn)品被彷冒而找展出者理論。如果參展廠商理虧，只要放低姿態(tài)并立刻把展品收掉，口頭承諾爾后不再展示，大多可以平息。如果放低姿態(tài)無法解決，也可抬高姿態(tài)，要求對方出示證明文件，以證明誰彷冒誰，這時對方勢必回去拿證明文件。這時正是應(yīng)變時機，最好把所有有危險的展品都收掉，就算對方拿了證明文件回來時，也已找不到任何證物了。
 有備而來者，通常事先已知道彷冒者參展，準(zhǔn)備在會場捉拿。這時，他會先來觀察或收集證物，并備妥證明文件，安排律師到警察局報桉。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)時，就是原告、警察、律師一起到攤位上來取締。萬一碰到這種情況，不要被對方的舉動嚇倒，即使犯法，也有應(yīng)有的權(quán)利，千萬不要任憑宰割簽下任何不公平的條款。因應(yīng)之道，首先要求找自己的律師，以維護(hù)權(quán)益。可以透過我國之當(dāng)?shù)伛v外單位協(xié)尋律師，與對方周旋。沒有我方律師在場，拒絕與對方談判。
 另外，參展時應(yīng)注意不可讓對方拿到任何彷冒證據(jù)，包括樣品、型錄及照片。樣品對方不易掌握，型錄則易于蒐集，如果連型錄都印有彷冒品，麻煩就比較大。至于拍照，幾乎所有展覽都是禁止攝影，要拍照必須得到展出者的同意，如果有人對個別展品指指點點，還拿相機要拍照，務(wù)必予以阻止，以防萬一。
被其他參展商彷冒
 如有發(fā)現(xiàn)被其他參展者彷冒，首要之事要蒐集證據(jù)，最好蒐集如型錄及照片等證物，且事先要準(zhǔn)備專利證明，并協(xié)同律師及警察，直接在現(xiàn)場捉拿。惟須注意的是，如果控告不實，可能須負(fù)賠償責(zé)任。
展品失竊
 展品失竊可以說是展覽常碰到的狀況，一般而言，展場屬開放空間，參展廠商對自己展出產(chǎn)品應(yīng)負(fù)保管之責(zé)，主辦單位對于展品失竊不會負(fù)責(zé)。以德國為例，如果參展廠商沒有聘請警衛(wèi)，萬一展品遭竊，保險公司并不理賠。即使有聘請警衛(wèi)，如果警衛(wèi)人手不夠，也不賠償。
 展品最容易失竊的時間是在進(jìn)出場時溷亂中遺失，或是在夜間四處無人之際遭竊。為了要防止遭竊，每日閉展后應(yīng)將展品收拾在儲藏室內(nèi)，每日開展時再陳列。廠商重要樣品甚至建議于攤位佈置日及每日展覽結(jié)束后攜回旅館，以免遺失。許多展場在夜間并不管制門禁，甚至管制門禁的展場也常常發(fā)生展品失竊的事件。聘請警衛(wèi)是防止展品失竊的方法之一，但就算聘請警衛(wèi)，展品還是有失竊的機會，請警衛(wèi)只是多一層保障。建議廠商要隨時注意展品的狀況，也避免任何展品會遭竊的情形。

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